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Für Kommunen

Das kommunale Verwaltungssystem bündelt die internen Abläufe einer Stadtverwaltung im Web und auf dem Smartphone – von Personal und Urlaub über Aufgaben und IT bis zu Tätigkeitsberichten und Investitionsprojekten. Es bindet die vorhandenen Systeme an, liefert der Leitung KI-gestützte Zusammenfassungen und ist in einer Stadtverwaltung im Echtbetrieb.

Demo anfragen Module ansehen
Beispielhafte Oberfläche; enthält keine echten Daten einer Verwaltung.
27Module
70+Web-Ansichten
7 Rollen69 einzelne Berechtigungen
iOS · AndroidApp unter dem Namen der Verwaltung

Was es löst

01

Verstreute Personaldaten

Personalakte, Gehalt und Urlaub liegen getrennt im staatlichen Personalsystem, im ERP und in der Buchhaltung der Tochtergesellschaften.

02

Freigaben auf Papier

Urlaubs-, Versetzungs- und Änderungsanträge wandern von Schreibtisch zu Schreibtisch, und niemand weiß, wo einer gerade liegt.

03

Aufgaben ohne Nachverfolgung

Aufgaben und Störungsmeldungen gehen in Telefonaten und Chatgruppen verloren, Zuständigkeiten verschwimmen.

04

Kein Gesamtbild

Die Verwaltungsspitze sieht nicht auf einem aktuellen Bildschirm, woran die Ämter arbeiten, und Berichte kommen spät.

Module

Module werden je Verwaltung aktiviert. Jeder Nutzer sieht nur die Ansichten, die seine Rolle und Berechtigungen erlauben.

Personal 9

Personalakten und Verzeichnis

Die Akte jedes Mitarbeitenden und das Verzeichnis der Verwaltung an einem Ort.

  • Beamte, Arbeiter, Vertrags- und Tochtergesellschaftspersonal
  • Ausbildung, Zuständigkeiten und Laufbahnhistorie
  • Berechtigungsgebundene Notizen und sensible Felder
  • Geführtes Vervollständigen fehlender Daten

Mitarbeiter-Self-Service

Mitarbeitende sehen ihre Daten ohne Gang zur Personalabteilung.

  • Personaldaten und Gehaltsabrechnung
  • Urlaubskonto
  • Kantinenkarte: Guthaben und Buchungen

Urlaubsverwaltung

Ein digitaler Weg vom Antrag über die Freigabe zum Dokument.

  • Anträge im Web und in der App
  • Freigabekette über Amtsleitung und Personal
  • Druckbares Urlaubsdokument
  • Überblick für die ganze Verwaltung

Versetzungen

Der formale Ablauf für Versetzungen und Abordnungen zwischen Einheiten.

  • Antrags- und Freigabeschritte
  • Automatische Umsetzung zum Stichtag
  • Offizielles PDF-Dokument

Änderungsanträge

Ein nachvollziehbarer Ablauf für Gehalts-, Stellen- und Aktenänderungen.

  • Antrag, Prüfung und Bearbeitung
  • PDF-Ausgabe
  • Benachrichtigung per SMS

Personalanfragen und Stellenplan

Eine Warteschlange für alles, was bei der Personalabteilung ankommt.

  • Freigabe von Datenänderungen
  • Sammelvorgänge im Stellenplan
  • Import von Teilnehmenden öffentlicher Beschäftigungsprogramme

Leistungsbeurteilung

Beurteilung auf Basis von Stellenbeschreibungen.

  • Beurteilungsbögen für Führungskräfte
  • Stellenbeschreibungen und Dokumente
  • Zugriff über Berechtigungsgruppen

Karrierezentrum und Recruiting

Recruiting von der Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag.

  • Bewerbungen erfassen und importieren
  • Bewertung und Einstellungsentscheidung
  • Onboarding-Antrag und Freigabe
  • Gehaltstabelle

Einheiten und Organigramm

Die aktuelle Organisationsstruktur der Verwaltung.

  • Ämter und Sachgebiete
  • Leitungen, Stellvertretungen und Sekretariate
  • Organigramm als PNG oder PDF

Steuerung und Betrieb 4

Übersicht und Agenda

Ein täglicher Arbeitsbereich, zugeschnitten auf die Rolle.

  • Offene Freigaben und Prioritäten
  • Persönliche Agenda und Kalender
  • Benachrichtigungszentrale
  • Wöchentlicher Kantinenplan

Aufgabenverwaltung

Aufgaben innerhalb und zwischen Ämtern verfolgen.

  • Priorität, Frist und Fortschritt
  • Automatische Erinnerungen
  • SMS-Hinweise bei stockenden Aufgaben

Support-Tickets

Ein Helpdesk, der Störungen und Anfragen automatisch zuweist.

  • Routing-Regeln nach Gesellschaft und Kategorie
  • Statusverfolgung und Live-Nachrichten
  • Ticket-Auswertungen
  • SMS an Gruppenleitungen

Projektmonitoring

Investitionsprojekte verfolgen und bewerten.

  • Status, Budget und Finanzierungsquellen
  • Physischer und finanzieller Fortschritt
  • Strategische, finanzielle und zeitliche Risiken

IT 3

IT-Inventar und Servicedesk

Hardware und Infrastruktur dokumentiert.

  • Inventar und Anlagenhistorie
  • Infrastruktur- und Domain-Einträge
  • IT-Servicedesk

Lizenzen, Verträge und Beschaffung

Softwarelizenzen und Dienstleistungsverträge im Griff.

  • Lizenzen mit Jahresdokumenten
  • Vertragsverwaltung
  • Beschaffung mit Freigaben
  • Berechtigungsgebundene vertrauliche Felder

Überwachung von Signaturzertifikaten

Keine abgelaufenen E-Signatur-Zertifikate mehr.

  • Abgelaufen und bald fällig (7, 30, 60 Tage)
  • Haupt- und Vertretungsverantwortliche
  • Erinnerung per SMS

Berichte und KI 3

Tätigkeitsberichte

Regelmäßige Tätigkeits- und Leistungsberichte je Amt.

  • Wochen-, Monats- und Jahresberichte
  • KPI-Definitionen und -Werte
  • Freigabeablauf

Management-Zusammenfassung

Berichte per KI zu einer Zusammenfassung für die Verwaltungsspitze verdichtet.

  • Automatische Zusammenfassung mit Google Gemini
  • Alle Ämter auf einer Seite
  • Eigene Berechtigung für die Leitung

Statistiken

Dashboards aus den Live-Daten der Verwaltung.

  • Stellen- und Beschäftigungsarten
  • Verteilung nach Ämtern
  • Urlaub und Versetzungen
  • Tochtergesellschaften

Kommunikation, Sicherheit und Datenschutz 5

SMS-Zentrale

Interne Mitteilungen und Hinweise per SMS.

  • Sammelmitteilungen nach Einheit und Funktion
  • Versandprotokolle

Datenschutz (KVKK)

Hinweise und Bestätigungen der Nutzer dokumentiert.

  • Informations- und Bestätigungsablauf
  • PDF-Archiv der Bestätigungen

Rollen und Berechtigungen

Genau festgelegt, wer was sehen und ändern darf.

  • 7 Rollen und Berechtigungsgruppen
  • 69 einzelne Berechtigungen
  • Berechtigungen je Nutzer

Sichere Anmeldung

Starke Authentifizierung für Dienstkonten.

  • Einmalcodes per SMS
  • Passkeys mit Fingerabdruck oder Gesicht
  • Notfall-Anmeldecodes
  • Erkennung des Verwaltungsnetzes

Audit- und Aktivitätsprotokolle

Jede Aktion im System ist nachvollziehbar.

  • Protokoll aller Änderungen
  • Nutzeraktivitäten
  • SMS-Versandnachweise

Integration und Zugang 3

Integrationszentrale

Zeitgesteuerte Synchronisation mit externen Systemen und gemeinsame Suche.

  • Synchronisation mit SAYSİS, KamuTech und Zirve
  • Personensuche über Systeme hinweg
  • Synchronisationseinstellungen

Kiosk-Anzeige

Eine Live-Infotafel für Bildschirme in Dienstgebäuden.

  • Ticketübersicht und Kennzahlen
  • Laufband der letzten Anfragen

Mobile App

Die Dienst-App für iOS und Android.

  • Push-Nachrichten und Deep Links
  • Urlaub, Aufgaben und Tickets
  • Rollenbasiertes Menü

Integrationen

Das System ersetzt die Software einer Verwaltung nicht; es übernimmt ihre Daten und führt sie zu einem Bild zusammen. Die folgenden Integrationen laufen in der Live-Installation (türkische Fachverfahren).

  • SAYSİSStaatliches Personalregister: Akten, Einheiten, Urlaub und Gehalt; zeitgesteuerte Synchronisation.
  • KamuTech ERPPersonaldaten, monatliche Gehaltsabrechnung und Urlaubsansprüche.
  • Zirve BuchhaltungPersonal- und Finanzdaten der Tochtergesellschaften.
  • Kantinenkarten-SystemGuthaben, Aufladungen und Ausgaben.
  • Google GeminiTätigkeitsberichte als Management-Zusammenfassung.
  • SMS-GatewayAnmeldebestätigung, Mitteilungen, Freigaben und Erinnerungen.
  • Push-DienstSofortige Benachrichtigungen, die den betreffenden Vorgang öffnen.

Mobile App

Die App nutzt dasselbe Berechtigungsmodell wie das Webportal und erscheint unter dem Namen der Verwaltung. Mitarbeitende stellen den Urlaubsantrag am Smartphone, die Führungskraft gibt ihn mit einem Tipp auf die Benachrichtigung frei.

  • Aufgaben, Tickets und Freigaben per Push
  • Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnung und Kantinenguthaben
  • Von der Benachrichtigung direkt zum Vorgang
  • Menü passend zur Rolle

Sicherheit und Datenschutz

  1. 01

    Berechtigungen in der Datenbank

    Zugriffsrechte werden zeilenweise in der Datenbank durchgesetzt; selbst ohne die Oberfläche bleiben fremde Daten verborgen.

  2. 02

    Rollen und Berechtigungsgruppen

    7 Rollen, Berechtigungsgruppen und 69 einzelne Berechtigungen legen genau fest, wer was sehen und ändern darf.

  3. 03

    Starke Anmeldung

    Einmalcodes per SMS, Passkeys mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung und Notfall-Anmeldecodes.

  4. 04

    Datenschutzabläufe

    Informations- und Bestätigungsablauf, PDF-Archiv der Bestätigungen, eigene Berechtigungen für sensible Felder.

  5. 05

    Audit-Trail

    Jede Anlage, Änderung und Löschung wird mit Person und Zeitpunkt chronologisch festgehalten.

Einführung

  1. 01

    Analyse

    Gemeinsam erfassen wir vorhandene Software, Freigabeketten und Organisationsstruktur.

  2. 02

    Integration

    Personal-, Gehalts- und Buchhaltungsquellen werden angebunden; Einheiten, Rollen und Rechte definiert.

  3. 03

    Inbetriebnahme

    Wir starten mit den wichtigsten Modulen und schulen die Nutzer Amt für Amt.

  4. 04

    Betreuung

    Was sich im Alltag zeigt, wird zu neuen Modulen und Verbesserungen.

In der ersten Installation ging die erste Phase innerhalb von drei Monaten live.

Roadmap

Die folgenden Module sind in Entwicklung oder Planung; ihre Reihenfolge richtet sich nach den Prioritäten der Verwaltungen.

  • Geplant

    Bürgeranliegen

    Anliegen, Vorschläge und Beschwerden von Bürgern erfassen und an die Ämter leiten.

  • Geplant

    KI-Büroleitung

    Ein Briefing aus den Daten des Tages, jeden Morgen an die Verwaltungsspitze.

  • Geplant

    Wissensdatenbank

    Ein Assistent, der Fragen zu Vorschriften und Dienstleistungen in natürlicher Sprache beantwortet.

  • Geplant

    Zeiterfassung

    Monatliche Arbeitszeit und Überstunden aus Zutrittsdaten und Urlaubseinträgen.

  • Geplant

    Telefonanlagen-Reporting

    Auswertung von Gesprächsdauer und Leistung der Mitarbeitenden.

Häufige Fragen

Können wir einzelne Module auswählen?

Ja. Module werden je Verwaltung aktiviert; Sie beginnen mit den benötigten und erweitern mit der Zeit.

Müssen wir unsere bestehende Software ablösen?

Nein. Das System übernimmt Daten aus vorhandenen Quellen wie Personalregister, ERP und Buchhaltung, statt sie zu ersetzen. Setzen Sie andere Produkte ein, planen wir die Anbindung bei der Einführung.

Erscheint die App unter dem Namen unserer Verwaltung?

Ja. Die App wird mit Namen und Erscheinungsbild Ihrer Verwaltung im App Store und bei Google Play veröffentlicht.

Wie werden personenbezogene Daten geschützt?

Es gibt einen Informations- und Bestätigungsablauf, Zugriffskontrolle auf Datenbankebene, eigene Berechtigungen für sensible Felder und einen Audit-Trail für jede Aktion. Die Abstimmung mit Ihrem Verarbeitungsverzeichnis erfolgt bei der Einführung.

Wie lange dauert die Einführung?

Das hängt von Modulen und Integrationen ab. In der ersten Installation ging die erste Phase innerhalb von drei Monaten live.

Wie wird abgerechnet?

Wir erstellen ein Angebot je Verwaltung, abhängig von den gewählten Modulen, der Zahl der Mitarbeitenden und den Integrationen.

Gespräch beginnen

Planen wir eine kurze Demo und eine erste Analyse auf Basis Ihrer Organisationsstruktur.

Demo anfragen abbas@yabasi.com