KI in Kommunen: Wo sie heute schon hilft – und wo nicht

Über KI in Kommunen wird viel gesprochen, eingesetzt wird sie bisher eher vereinzelt. Das liegt selten an fehlendem Interesse. Häufiger fehlen ein klarer erster Anwendungsfall, saubere Daten und die Sicherheit, dass Datenschutz und Rechtsrahmen eingehalten werden.

Ich entwickle seit über 20 Jahren Software und habe für eine Stadtverwaltung in der Türkei ein internes Verwaltungssystem gebaut, das dort im Echtbetrieb läuft – inklusive KI-gestützter Zusammenfassungen für die Verwaltungsleitung. Der Rechtsrahmen ist ein anderer, die Grundfragen sind aber dieselben wie in einer deutschen Kommune. In diesem Artikel beschreibe ich, wo KI in der Verwaltung heute schon hilft, wo sie (noch) nicht hingehört und wie ein realistischer Einstieg aussieht.

Wo KI in der Verwaltung heute schon hilft

Die sinnvollsten Anwendungen sind selten spektakulär. Sie sparen Zeit bei Aufgaben, die heute viel Lesen, Suchen und Formulieren erfordern:

• Berichte zusammenfassen. Tätigkeits- und Sachstandsberichte der Ämter werden zu einer kurzen Übersicht für die Verwaltungsleitung verdichtet.
• Texte vereinfachen. Sitzungsvorlagen, Bescheide oder Bürgerinformationen in verständliche oder einfache Sprache übertragen – als Entwurf, den eine Fachkraft prüft.
• Interne Wissenssuche. Fragen in natürlicher Sprache an Satzungen, Dienstanweisungen und Leitfäden stellen und eine Antwort mit Quellenangabe erhalten. Das Verfahren dahinter heißt RAG (Retrieval-Augmented Generation): Das Modell antwortet nicht aus seinem „Gedächtnis“, sondern auf Basis der gefundenen Textstellen.
• Anliegen vorsortieren. Eingehende Anfragen und Meldungen nach Thema einordnen und dem zuständigen Fachbereich zuweisen.
• Entwürfe für Schreiben. Standardantworten und Anschreiben vorformulieren, die anschließend bearbeitet und freigegeben werden.

Gemeinsam ist allen: Am Ende liest und entscheidet ein Mensch.

Wo KI (noch) nicht hingehört

Genauso wichtig ist die Frage, wo KI eine schlechte Wahl ist:

• Bescheide und Ermessensentscheidungen ohne menschliche Prüfung. Wo es um Rechte und Pflichten von Bürgerinnen und Bürgern geht, darf KI höchstens vorbereiten, nicht entscheiden.
• Verbindliche Rechtsauskünfte. Sprachmodelle formulieren überzeugend, liegen aber manchmal falsch. Eine Antwort ohne nachvollziehbare Quelle ist für die Verwaltung wertlos.
• Verstreute, widersprüchliche Daten. Wenn dieselben Personaldaten in drei Systemen unterschiedlich gepflegt sind, löst KI diesen Widerspruch nicht – sie verbreitet ihn nur schneller.

Unser erster Anwendungsfall: die Leitungszusammenfassung

Im Verwaltungssystem, das wir gebaut haben, tragen die Ämter ihre wöchentlichen und monatlichen Tätigkeitsberichte mit Kennzahlen ein. Kein Bürgermeister kann jeden dieser Berichte lesen. Die KI fasst sie deshalb zu einer einseitigen Übersicht zusammen: Welche Berichte pünktlich kamen, wo sich Freigaben stauen, was auffällt.

Für diesen Einstieg haben wir uns bewusst entschieden, weil er vier Kriterien erfüllt, die ich für jeden ersten KI-Anwendungsfall empfehle:

1. Die Daten liegen bereits strukturiert vor. Es muss nichts von Papier übertragen werden.
2. Fehler kosten wenig. Ist eine Zusammenfassung unvollständig, sind die eigentlichen Berichte weiterhin da.
3. Ein Mensch liest das Ergebnis. Die Leitung nutzt die Übersicht als Wegweiser, nicht als Entscheidungsgrundlage.
4. Es werden keine personenbezogenen Daten benötigt. Damit entfallen die schwierigsten Datenschutzfragen von vornherein.

Die eigentliche Voraussetzung: Digitalisierung vor KI

Die KI-Zusammenfassung war nicht der Anfang des Projekts, sondern eines der letzten Puzzleteile. Vorher mussten zwei grundlegendere Dinge funktionieren.

Eine gemeinsame Datenbasis. Die Personaldaten der Stadt lagen in vier Quellen: einem Personalverwaltungssystem für Beamte und Angestellte, einem ERP für Tarifbeschäftigte, der Buchhaltung der kommunalen Gesellschaften und manuell gepflegten Angaben. Das System verknüpft diese Datensätze über eine eindeutige Identifikationsnummer zu einer einzigen Personalakte und gleicht sie zweimal täglich ab. Eine Regel, die oft vergessen wird: Korrekturen der Personalabteilung dürfen beim nächsten Abgleich nicht von veralteten Quelldaten überschrieben werden.

Digitale Freigabeprozesse. Urlaubsanträge, Versetzungen und Änderungen in der Personalakte liefen vorher auf Papier von Schreibtisch zu Schreibtisch. Heute durchlaufen sie eine Freigabekette, die exakt der tatsächlichen Zeichnungsreihenfolge der Verwaltung entspricht – inklusive Ausnahmen, etwa für Ämter, die direkt der Verwaltungsleitung unterstehen.

Erst als diese Grundlagen standen, hatte die KI überhaupt verlässliche Daten, mit denen sie arbeiten konnte.

Datenschutz und EU AI Act

Für deutsche Kommunen kommen die DSGVO und der EU AI Act hinzu. Aus technischer Sicht helfen vor allem diese Grundsätze:

• Datenminimierung als Architekturprinzip. Die wirksamste Maßnahme ist, personenbezogene Daten gar nicht erst an ein Modell zu senden. Prüfen Sie für jede Funktion, ob sie solche Daten wirklich braucht. Wenn ja, pseudonymisieren Sie sie vor der Übermittlung.
• Ort der Verarbeitung. Viele leistungsfähige Modelle werden von Anbietern außerhalb der EU betrieben. Klären Sie, wo die Daten verarbeitet und gespeichert werden und ob sie zum Training verwendet werden. Für Anwendungen mit personenbezogenen Daten lohnt sich ein Blick auf Modelle, die in der EU oder auf eigenen Servern laufen.
• KI-Kompetenz der Beschäftigten. Der EU AI Act verpflichtet Organisationen, die KI einsetzen, seit Februar 2025 dazu, für ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals zu sorgen (Art. 4). Schulungen gehören deshalb zum Projekt, nicht danach.
• Risikoklasse prüfen. Systeme, die mit darüber entscheiden, ob Menschen Zugang zu öffentlichen Leistungen erhalten, können als Hochrisiko-Systeme gelten und unterliegen dann deutlich strengeren Anforderungen. Eine Berichtszusammenfassung für die Verwaltungsleitung gehört nicht in diese Kategorie – eine automatische Vorprüfung von Anträgen möglicherweise schon.
• Protokollierung. Halten Sie fest, wer wann welche Anfrage gestellt hat und welche Daten an das Modell gingen.

Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Stimmen Sie jedes KI-Vorhaben frühzeitig mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Ein realistischer Fahrplan in fünf Schritten

1. Bestand aufnehmen. Welche Fachverfahren sind im Einsatz, wo liegen welche Daten, welche Abläufe laufen noch auf Papier?
2. Daten zusammenführen. Bevor KI ins Spiel kommt, sollten die wichtigsten Stammdaten an einer Stelle verlässlich verfügbar sein.
3. Einen internen, risikoarmen Anwendungsfall wählen. Berichte zusammenfassen oder interne Dokumente durchsuchbar machen – ohne personenbezogene Daten und mit menschlicher Kontrolle.
4. Messen und schulen. Wie viel Zeit spart die Anwendung, wie oft liegt sie daneben? Parallel die Beschäftigten im Umgang mit KI schulen.
5. Schrittweise erweitern. Erst wenn interne Anwendungen verlässlich laufen, Funktionen angehen, die Bürgerinnen und Bürger direkt betreffen.

Häufige Fragen

Braucht eine Kommune ein eigenes KI-Modell?

In den meisten Fällen nicht. Vorhandene Modelle liefern mit guten Anweisungen und einem RAG-Ansatz auf Basis der eigenen Dokumente brauchbare Ergebnisse. Ein eigenes Modell lohnt sich nur bei sehr speziellen Aufgaben mit großen Datenmengen. Entscheidender ist, wo das Modell betrieben wird und welche Daten es zu sehen bekommt.

Müssen wir unsere bestehenden Fachverfahren ablösen?

Nein. KI wird in der Regel als zusätzliche Schicht ergänzt. Wichtiger als neue Software ist, dass die vorhandenen Systeme ihre Daten verlässlich bereitstellen.

Wie lange dauert ein erstes KI-Projekt?

Sind die Daten vorhanden, lässt sich ein interner Anwendungsfall wie die Berichtszusammenfassung in wenigen Wochen als Pilot testen. Die meiste Zeit kostet erfahrungsgemäß nicht die KI, sondern die Aufbereitung der Daten und die Abstimmung zu Datenschutz und Zuständigkeiten.

Fazit

KI in der Kommunalverwaltung ist weniger eine Technologie- als eine Reihenfolgefrage: zuerst die Daten, dann interne Anwendungen mit menschlicher Kontrolle, zuletzt Dienste für Bürgerinnen und Bürger. Kommunen, die so vorgehen, gewinnen das Vertrauen ihrer Beschäftigten und bleiben beim Datenschutz auf der sicheren Seite.

Wenn Sie sehen möchten, wie ein solches System im Echtbetrieb aussieht, finden Sie Module und Abläufe auf der Seite Software für Kommunen. Wenn Sie überlegen, wo KI in Ihrer Verwaltung sinnvoll starten könnte, werfen Sie einen Blick auf KI und Automatisierung oder schreiben Sie mir.