Digitalisierung in Kommunen: Freigaben ohne Papier

Bei der Digitalisierung von Kommunen denken die meisten zuerst an die Seite, die Bürgerinnen und Bürger sehen: Onlinezahlungen, digitale Anträge, Apps. Das ist wichtig. Als ich in den letzten Jahren die internen Abläufe einer Stadtverwaltung vollständig in Software abgebildet habe, ist mir aber etwas anderes aufgefallen: Der eigentliche Engpass liegt nicht an den Bildschirmen für die Bürger, sondern im Haus selbst – in Unterlagen, die von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern.

In diesem Artikel teile ich die Erfahrungen aus dem Verwaltungssystem, das wir für eine Stadtverwaltung in der Türkei in den Echtbetrieb gebracht haben, als Fahrplan. Der Rechtsrahmen ist ein anderer als in Deutschland, die Grundfragen sind dieselben. Ich beschreibe, in welcher Reihenfolge man vorgehen sollte, wo Zeit verloren geht und wo KI tatsächlich hilft.

Das Problem ist nicht fehlende Software, sondern fehlende Verbindung

In den meisten Verwaltungen fehlt es nicht an Software – eher im Gegenteil. Beamtinnen und Beamte sowie Vertragsbeschäftigte werden in einem staatlichen Personalinformationssystem geführt, die Tarifbeschäftigten in einem ERP-System, die Mitarbeitenden der kommunalen Beteiligungsgesellschaften in einer separaten Buchhaltungssoftware. Jedes System erfüllt seine Aufgabe gut, aber keines weiß vom anderen.

Das Ergebnis kennen viele:

• Verstreute Personaldaten. Wer Urlaubsanspruch, Organisationseinheit und Gehaltsabrechnung einer Person wissen will, muss in drei Systeme schauen.
• Freigaben auf Papier. Urlaubs-, Versetzungs- und Personalaktenformulare gehen von Unterschrift zu Unterschrift, und niemand weiß, auf wessen Tisch ein Antrag gerade liegt.
• Verlorene Aufgaben. Aufträge und Störungsmeldungen werden am Telefon oder in Messenger-Gruppen besprochen und dann vergessen.
• Kein Gesamtbild. Die Verwaltungsspitze sieht den aktuellen Stand der Ämter nicht auf einen Blick; Berichte kommen Wochen später.

Deshalb sollte man Digitalisierung in der Verwaltung nicht als „ein neues System kaufen“ verstehen, sondern als Verbinden der vorhandenen Bausteine.

1. Zuerst die Daten: ein Datensatz pro Person

Freigabeprozesse, mobile App, Berichtswesen – all das hängt an korrekten Personaldaten. Der erste Schritt ist deshalb nicht, bestehende Systeme abzulösen, sondern ihre Daten abzurufen und in einem einzigen Datensatz zusammenzuführen.

In unserer Umsetzung gibt es vier Quellen: das staatliche Personalinformationssystem, ein ERP-System, eine Buchhaltungssoftware und die Angaben, die die Verwaltung selbst pflegt. Die Datensätze werden über die nationale Identifikationsnummer abgeglichen, sodass für jede Person eine einzige Personalakte entsteht. Die Synchronisation läuft zweimal täglich automatisch, morgens um 6:00 Uhr und nachmittags um 16:00 Uhr.

Eine Regel wird dabei leicht übersehen: Korrekturen der Verwaltung müssen erhalten bleiben. Wenn Beschäftigte oder die Personalabteilung eine Angabe berichtigen, darf die nächste Synchronisation diese Korrektur nicht mit dem veralteten Wert aus der externen Quelle überschreiben. Wer diese Regel nicht von Anfang an festlegt, verliert innerhalb weniger Wochen das Vertrauen der Nutzerinnen und Nutzer.

2. Der schnellste sichtbare Gewinn: Freigaben ohne Papier

Steht der einheitliche Datensatz, bringt die Umstellung papierbasierter Freigaben auf einen nachvollziehbaren digitalen Ablauf am schnellsten spürbare Wirkung. Hier merken Beschäftigte, Amtsleitungen und Verwaltungsspitze die Veränderung jeden Tag.

Entscheidend ist, den Ablauf nach der tatsächlichen Zeichnungsreihenfolge in der Verwaltung zu modellieren, nicht danach, was für die Software bequem ist. Ein Urlaubsantrag durchläuft zum Beispiel folgende Schritte:

1. Die Person wählt Urlaubsart und Zeitraum; Arbeitstage und Resturlaub werden sofort berechnet.
2. Die Amtsleitung genehmigt oder lehnt mit schriftlicher Begründung ab.
3. Die Personalabteilung prüft vorab Vorschriften und Anspruch.
4. Der zuständige Beigeordnete (in der Türkei: der stellvertretende Bürgermeister) stimmt zu. Bei Ämtern, die direkt der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister unterstellt sind, entfällt dieser Schritt.
5. Mit der abschließenden Freigabe der Personalabteilung ist der Urlaub genehmigt.

Versetzungen sind komplexer: Es zeichnen die Leitungen des abgebenden und des aufnehmenden Amts, die jeweils zuständigen Beigeordneten und die Personalabteilung. Sind beide Seiten demselben Beigeordneten zugeordnet, wird diese Unterschrift nur einmal angefordert. Sobald alle Unterschriften vorliegen, wird das offizielle Dokument erzeugt, und die Versetzung wird zum Stichtag automatisch in die Personalakte übernommen.

Diese Details wirken klein. Aber ein System, das nicht exakt dem Ablauf auf Papier entspricht, wird nicht genutzt. In der Analysephase sollte man deshalb die meiste Zeit darauf verwenden, diese Zeichnungswege Amt für Amt aufzunehmen.

3. Aufgabenverfolgung und Supportanfragen

Der dritte Schritt ist, die Arbeit zu erfassen, die heute am Telefon und in Messenger-Gruppen verloren geht. Wird eine Störung oder Anfrage gemeldet, sollte sie über eine festgelegte Regel nach Einrichtung und Kategorie beim richtigen Team landen, und bis zum Abschluss muss klar sein, wer sie gerade bearbeitet.

Dabei geht es nicht nur um Ordnung. Sind Anfragen erfasst, lässt sich messen, wie lange welches Team für eine Lösung braucht. Erst so kann die Leitung Eindrücke wie „die IT kommt nicht hinterher“ oder „dieses Amt antwortet spät“ anhand von Daten besprechen.

4. Wo hilft KI wirklich?

Im öffentlichen Sektor wird KI meist an den Extremen diskutiert: entweder als Werkzeug, das alles löst, oder als Risiko, von dem man die Finger lassen sollte. In der Praxis sehe ich den klarsten Nutzen an einer viel unspektakuläreren Stelle: beim Zusammenfassen von Berichten.

Wenn die Ämter ihre wöchentlichen und monatlichen Tätigkeitsberichte im System erfassen, verdichtet die KI sie zu einer einseitigen Übersicht für die Verwaltungsspitze. Welche Berichte pünktlich kamen, in welchem Amt sich Freigaben stauen, was auffällt – all das ist in wenigen Sätzen erkennbar.

Dabei kommt es auf einige Grundsätze an:

• KI fasst zusammen, sie entscheidet nicht. Die Zusammenfassung ersetzt nicht den Bericht, sie zeigt, wo man genauer hinsehen sollte.
• Nicht mehr Daten übermitteln als nötig. Braucht eine Zusammenfassung keine personenbezogenen Daten, gehören sie auch nicht ins Modell. In unserer Umsetzung laufen System und Daten auf den eigenen Servern der Stadtverwaltung; an den KI-Dienst geht nur der Berichtstext der Ämter, keine personenbezogenen Daten. Nach dem türkischen Datenschutzgesetz KVKK gilt dasselbe wie nach der DSGVO: Die sichersten Daten sind die, die gar nicht verarbeitet werden.
• Berechtigungsgrenzen gelten weiter. Die Leitungszusammenfassung sieht nur die Verwaltungsspitze; auch KI-Ausgaben unterliegen denselben Rollen- und Rechteregeln wie jede andere Ansicht.

Es gibt weitere Einsatzfelder, etwa das Einordnen von Bürgeranliegen oder das Beantworten häufiger Fragen. Bevor man dorthin geht, müssen die internen Daten aber in Ordnung sein. KI auf verstreuten Daten erzeugt das Durcheinander nur schneller.

5. Sicherheit und Datenschutz von Anfang an mitdenken

Verwaltungssysteme enthalten sensible personenbezogene Daten: Identitätsangaben, Gehaltsabrechnungen, Abwesenheiten auf Grundlage ärztlicher Atteste. Sicherheit darf deshalb keine Schicht sein, die man nachträglich ergänzt. In unserem System waren diese Grundlagen vom ersten Tag an vorhanden:

• Rollen- und Rechteverwaltung: Mit 7 Rollen und 69 einzelnen Berechtigungen sieht jede Person nur, was sie für ihre Aufgabe braucht.
• Protokollierung: Jedes Anlegen, Löschen und Ändern wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten.
• Sichere Anmeldung: Einmalcodes per SMS sowie Passkeys mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung.
• Datenschutzeinwilligungen: Datenschutzhinweise und Einwilligungen der Nutzerinnen und Nutzer werden erfasst und dokumentiert.

Schritt für Schritt: ein Fahrplan

Wenn Sie in Ihrer Kommune mit diesem Vorhaben beginnen, empfehle ich diese Reihenfolge:

1. Bestandsaufnahme machen. Welche Software ist im Einsatz, wo liegen die Personaldaten, wie verlaufen die Zeichnungswege?
2. Einheitlichen Datensatz aufbauen. An die bestehenden Systeme anbinden und die Datensätze über eine eindeutige Kennung zusammenführen.
3. Mit einem Freigabeprozess pilotieren. Der Urlaubsantrag ist ein guter Einstieg.
4. Mobil früh freischalten. Wenn Beschäftigte im Außendienst das System vom Smartphone aus nutzen können, steigt die Akzeptanz schneller.
5. Aufgaben und Anfragen ergänzen. Aufträge und Störungsmeldungen erfassen.
6. Berichtswesen und KI zuletzt hinzufügen. Erst wenn die Daten stimmen, sind auch die Zusammenfassungen aussagekräftig.

Häufige Fragen

Müssen wir unsere bestehende Software ersetzen?

Nein. Der richtige Ansatz ist, Daten aus vorhandenen Quellen wie Personalinformationssystem, ERP und Buchhaltungssoftware abzurufen und an einer Stelle zusammenzuführen. Die Systeme bleiben bestehen; die Lücken zwischen ihnen werden geschlossen.

Wie lange dauert die Einführung?

Das hängt von den gewählten Modulen und den anzubindenden Systemen ab. In unserer ersten Umsetzung ging die erste Phase innerhalb von drei Monaten in Betrieb.

Verarbeitet die KI personenbezogene Daten?

Dort, wo es nicht nötig ist, sollte sie das nicht tun. Für Anwendungen wie das Zusammenfassen von Tätigkeitsberichten braucht es keine personenbezogenen Daten. Auch in unserem System wird nur der Berichtstext an den KI-Dienst übermittelt; Personaldaten verlassen die eigenen Server der Stadtverwaltung nicht.

Fazit

Bei der Digitalisierung von Kommunen geht es weniger darum, neue Oberflächen hinzuzufügen, als darum, vorhandene Systeme zu verbinden und die tatsächlichen Abläufe auf Papier präzise in Software zu übertragen. Die Reihenfolge zählt: zuerst die Daten, dann die Freigaben, dann die Aufgabenverfolgung und zuletzt die KI.

Wenn Sie besprechen möchten, wie sich das in Ihrer Verwaltung umsetzen lässt, finden Sie die Module und Abläufe ausführlich auf der Seite Software für Kommunen – oder Sie schreiben mir direkt.