Öffentlicher Sektor · Automatisierung für Kommunen
Ein Automatisierungssystem, das wir für Stadtverwaltungen entwickelt haben: Personal, Urlaub, Aufgaben, Support-Tickets, Tätigkeitsberichte und Investitionsprojekte auf einer Plattform – im Web und als App, mit KI-Zusammenfassungen für die Leitung.
Rolle
Produkt, Architektur, Entwicklung
Kontext
Produkt von Yabasi für Kommunen
Zeitraum
2025 — laufend
Plattform
Webportal · App für iOS und Android · modular
Die Aufgabe
Stadtverwaltungen arbeiten mit vielen getrennten Systemen: staatlichem Personalregister, ERP für Personal und Gehalt, der Buchhaltung ihrer Tochtergesellschaften. Drumherum laufen Urlaubsanträge, Aufgaben, Support-Anfragen und Tätigkeitsberichte noch über Papier und Messenger. Die Leitung hat selten ein einheitliches, aktuelles Bild davon, woran die einzelnen Ämter arbeiten.
Der Ansatz
Das System bindet die Quellen an, die eine Verwaltung bereits hat, und legt alle internen Prozesse auf einen gemeinsamen Datenbestand. Module lassen sich je Verwaltung aktivieren, und der Zugriff folgt der Organisation: Rollen vom Mitarbeitenden bis zum Bürgermeister, in der Datenbank per Row Level Security durchgesetzt und im Audit-Log protokolliert. Eine App bringt dieselben Prozesse aufs Smartphone – Push-Nachrichten öffnen direkt die betreffende Aufgabe, das Ticket oder die Freigabe.
Was gebaut wurde
- 01
Personal und Self-Service
Personalakten, Gehaltsabrechnung, Urlaubskonto und Anträge mit mehrstufiger Freigabe, Versetzungen und Beförderungen.
- 02
Aufgaben und Support-Tickets
Aufgabenverteilung innerhalb und zwischen Ämtern sowie ein SLA-basiertes Ticketsystem mit Live-Nachrichten.
- 03
Tätigkeitsberichte mit KI-Zusammenfassung
Wochen-, Monats- und Jahresberichte je Amt, von Google Gemini zu Management-Zusammenfassungen verdichtet.
- 04
Projektmonitoring
Investitionsprojekte mit Status, Budget, physischem und finanziellem Fortschritt sowie Risikoanalyse.
- 05
IT und Signaturzertifikate
Inventar, Lizenzen, Verträge und Beschaffung mit Freigaben, dazu Hinweise, bevor E-Signatur-Zertifikate ablaufen.
- 06
Integrationen und App
Zeitgesteuerte Synchronisation mit Personal-, Gehalts- und Buchhaltungssystemen sowie eine React-Native-App für iOS und Android.
Das Ergebnis
Das System umfasst heute 27 Module in den Bereichen Personal, Betrieb, IT, Berichtswesen und Sicherheit. In der ersten Verwaltung, die es nutzt, ging die erste Phase innerhalb von drei Monaten live; ihre App ist im App Store und bei Google Play veröffentlicht. Die Plattform lässt sich für weitere Kommunen mit genau den benötigten Modulen einrichten.
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